Prawne

Polityka prywatności

Kto odpowiada za Twoje dane, po co je zbieramy, jak długo je trzymamy i jakie masz prawa. Piszemy krótko i bez prawniczego żargonu tam, gdzie się da.

Obowiązuje od 10 października 2026 r.

1. O tym dokumencie

Ta polityka dotyczy strony koła naukowego Project Management Group (PMG), działającego przy Wydziale Zarządzania Politechniki Wrocławskiej. Wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

W skrócie:

  • strona nie używa narzędzi analitycznych, reklam ani ciasteczek śledzących,
  • czcionki i skrypty są wczytywane z naszego serwera, a nie od firm zewnętrznych,
  • mapa Google na podstronie „Kontakt” wczytuje się dopiero po Twojej zgodzie (pasek przy pierwszej wizycie), a odtwarzacz Spotify na podstronie „Podcast” dopiero wtedy, gdy klikniesz odcinek,
  • dane zbieramy tylko wtedy, gdy sam(a) je nam podasz, na przykład w formularzu kontaktowym.

2. Administrator danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem danych osobowych jest Politechnika Wrocławska, Wybrzeże Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław. Koło naukowe PMG nie jest odrębną osobą prawną. Działa w strukturze uczelni i w jej imieniu prowadzi tę stronę.

Z administratorem możesz się skontaktować:

Politechnika Wrocławska wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych. Możesz do niego pisać we wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych: e-mailem na iod@pwr.edu.pl albo listownie na adres siedziby uczelni.

3. Jakie dane zbieramy, po co i na jakiej podstawie

3.1. Formularz kontaktowy

  • Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości.
  • Cel: odpowiedź na Twoją wiadomość i dalszy kontakt w tej sprawie, na przykład przy planowaniu współpracy.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO, czyli wykonywanie zadania w interesie publicznym. Koła naukowe działają w uczelni na podstawie ustawy z 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a kontakt z osobami zainteresowanymi ich działalnością jest częścią zadań uczelni.
  • Jak to działa: serwer uczelni wysyła treść formularza e-mailem na skrzynkę koła kontakt@pmgroup.pwr.edu.pl. Wiadomość jest też zapisywana w bazie danych strony na serwerze uczelni. Dostęp do niej mają tylko administratorzy panelu strony. Usuwamy ją automatycznie po 12 miesiącach albo wcześniej ręcznie. Jeśli wysyłka przez serwer się nie uda, strona zaproponuje wysłanie gotowej wiadomości z Twojego programu pocztowego. Wtedy wysyłasz ją sam(a) przez swojego dostawcę poczty.
  • Ochrona przed spamem: żeby ograniczyć liczbę wiadomości wysyłanych automatycznie, serwer zapisuje skrót (md5) adresu IP i godzinę wysłania. Jeden adres IP może wysłać najwyżej 5 wiadomości w ciągu 10 minut.
  • Czy musisz podać dane: nie, ale bez imienia, adresu e-mail i treści nie wyślesz formularza i nie będziemy mogli odpisać.

3.2. Wiadomości wysłane bezpośrednio na nasze adresy e-mail

Na stronie podajemy adres koła oraz adresy funkcyjne członków zarządu i sekcji. Jeśli napiszesz na któryś z nich, przetwarzamy Twoje dane (adres e-mail, podpis, treść) w tym samym celu, na tej samej podstawie i przez ten sam czas co dane z formularza. Adresy funkcyjne członków działają w usłudze Gmail, więc ich dostawcą jest Google.

3.3. Członkowie koła na stronie „O nas”

  • Dane: imię i nazwisko, funkcja i sekcja, adres e-mail funkcyjny, opcjonalnie link do profilu LinkedIn i zdjęcie.
  • Cel: przedstawienie koła i umożliwienie kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne sprawy.
  • Podstawa prawna: zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można w każdej chwili cofnąć, pisząc na kontakt@pmgroup.pwr.edu.pl. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem publikacji przed jej cofnięciem.

3.4. Prelegenci Project Management Session

  • Dane: imię i nazwisko, temat wystąpienia, krótki biogram, opcjonalnie zdjęcie i link do profilu LinkedIn.
  • Cel: informowanie o programie konferencji i dokumentowanie jej kolejnych edycji.
  • Podstawa prawna: zgoda prelegenta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili cofnąć.

3.5. Zdjęcia z wydarzeń w Aktualnościach

  • Dane: wizerunek osób na zdjęciach z wydarzeń koła, a czasem także ich imiona i nazwiska w opisie zdjęcia.
  • Cel: informowanie o działalności koła.
  • Podstawa prawna: zgoda osób na zdjęciu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zdjęcia, na których wizerunek jest tylko szczegółem większej całości, na przykład publicznego wydarzenia, publikujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  • Jeśli nie chcesz być na zdjęciu, napisz do nas. Usuniemy zdjęcie albo zamienimy je na inne.

3.6. Panel administracyjny

  • Kogo dotyczy: tylko członków koła, którym administrator panelu założył konto do edycji treści strony.
  • Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, rola i zakres uprawnień, hasło zapisane wyłącznie jako skrót (nigdy jawnym tekstem), data ostatniego logowania oraz dziennik zmian (kto, kiedy i w którym module coś zmienił).
  • Cel: zarządzanie treścią strony przez upoważnione osoby i ustalenie, kto wprowadził daną zmianę.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO (prowadzenie strony koła jako część zadań uczelni).

3.7. Rekrutacja do koła

Zgłoszenia do koła zbieramy przez formularz w usłudze Google Forms. Link do niego jest na podstronie „Dołącz”. Odpowiedzi z formularza wykorzystujemy tylko do przeprowadzenia naboru i kontaktu z kandydatami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO. Odpowiedzi są zapisywane w usłudze Google, która w tym zakresie przetwarza je w imieniu koła.

3.8. Logi serwera

Jak każdy serwer WWW, serwer uczelni zapisuje w dziennikach technicznych podstawowe informacje o każdym wejściu na stronę: adres IP, datę i godzinę, adres otwartej podstrony i informację o przeglądarce. Używamy ich tylko do zapewnienia bezpieczeństwa i wykrywania awarii. Nie łączymy ich z innymi danymi i nie próbujemy na ich podstawie ustalać, kim jest odwiedzający. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

3.9. Mapa Google na podstronie „Kontakt”

Na podstronie „Kontakt” możesz skorzystać z interaktywnej mapy Google z lokalizacją Wydziału Zarządzania. Przy pierwszej wizycie na stronie pokazujemy u dołu ekranu pasek z pytaniem o zgodę, z równorzędnymi przyciskami „Akceptuję” i „Odrzucam”. Dopóki nie wyrazisz zgody, mapa się nie wczytuje. W jej miejscu jest przycisk „Wczytaj mapę Google” z informacją, że po kliknięciu Twoja przeglądarka połączy się z Google.

  • Co się dzieje po wczytaniu mapy: przeglądarka pobiera mapę z serwerów Google. Google otrzymuje wtedy Twój adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz adres naszej strony. Google może też zapisać na Twoim urządzeniu własne pliki cookie albo odczytać te, które już tam są.
  • Kto odpowiada za te dane: za to, że mapa jest osadzona na stronie, odpowiada administrator opisany w punkcie 2. Dane, które Google zbiera po wczytaniu mapy, Google przetwarza jako odrębny administrator: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Nie mamy dostępu do tych danych. Zasady opisuje polityka prywatności Google.
  • Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, który dotyczy zapisywania i odczytywania informacji na urządzeniu). Zgodę wyrażasz, klikając „Akceptuję” na pasku albo przycisk „Wczytaj mapę Google” (ta druga zgoda dotyczy jednego wyświetlenia podstrony).
  • Czy musisz się zgodzić: nie. Jeśli klikniesz „Odrzucam” albo nie podejmiesz decyzji, nic nie zostanie wczytane od Google. Adres Wydziału jest podany na stronie zwykłym tekstem, a link „Otwórz w Mapach Google” pozwala sprawdzić trasę bezpośrednio w serwisie Google.
  • Zapamiętanie wyboru: Twój wybór z paska (zgoda albo odmowa) zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage), pod nazwą pmg-zgoda-mapa, razem z datą jego wyrażenia. To nie jest plik cookie. Służy wyłącznie do zapamiętania Twojej decyzji, żeby nie pytać o nią przy każdej wizycie, i nie jest wysyłane na serwer. Jeśli przeglądarka blokuje taki zapis, pasek pojawi się przy kolejnej wizycie.
  • Jak zmienić lub cofnąć zgodę: kliknij „Ustawienia plików cookie” w stopce dowolnej podstrony (albo przy mapie na podstronie „Kontakt”) i wybierz ponownie. Po wybraniu „Odrzucam” mapa zniknie ze strony, a kolejne wejścia nie będą jej już wczytywać. Pliki cookie zapisane przez Google możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem tego, co odbyło się przed jej cofnięciem.

4. Pliki cookie (ciasteczka)

Strona publiczna sama nie zapisuje na Twoim urządzeniu żadnych ciasteczek. Jedyna informacja, jaką zapisuje w pamięci przeglądarki (localStorage, nie plik cookie), to Twój wybór z paska zgody na mapę Google (punkt 3.9). Pasek pokazujemy przy pierwszej wizycie, a decyzję możesz zmienić w każdej chwili przez „Ustawienia plików cookie” w stopce. Zgodę na odtwarzacz Spotify wyrażasz osobno, w miejscu, w którym się pojawia (opis niżej).

Jedyne ciasteczko to techniczne ciasteczko sesji pmgpanel. Powstaje wyłącznie po zalogowaniu do panelu administracyjnego, czyli tylko u członków koła z kontem. Utrzymuje zalogowanie i znika po zamknięciu przeglądarki lub wylogowaniu. Jest niezbędne do działania panelu, więc nie wymaga zgody.

Dwa wyjątki, o których decydujesz sam(a), klikając:

Mapa Google. Na podstronie „Kontakt” mapa wczytuje się automatycznie dopiero po wyrażeniu zgody na pasku („Akceptuję”) albo po kliknięciu przycisku „Wczytaj mapę Google”. Od tej chwili Google może zapisywać na Twoim urządzeniu własne ciasteczka. Szczegóły, w tym jak cofnąć zgodę, opisujemy w punkcie 3.9.

Odtwarzacz Spotify. Na podstronie „Podcast” odtwarzacz Spotify wczytuje się dopiero wtedy, gdy klikniesz wybrany odcinek. Od tej chwili Spotify może zapisywać na Twoim urządzeniu własne ciasteczka i otrzymuje Twój adres IP, na zasadach opisanych w polityce prywatności Spotify. Jeśli nie klikniesz odcinka, nic nie zostanie wczytane od Spotify.

5. Linki do innych serwisów

Na stronie są linki do profili koła i jego członków oraz do innych serwisów:

  • Mapy Google (link „Otwórz w Mapach Google” na podstronie „Kontakt”),
  • Facebook, Instagram, LinkedIn i TikTok (profile koła, profile członków i prelegentów),
  • Spotify i Apple Podcasts (podcast koła),
  • Google Forms (formularz rekrutacyjny),
  • strony Politechniki Wrocławskiej i Wydziału Zarządzania.

Te serwisy nie podlegają tej polityce prywatności. Gdy przejdziesz do nich przez link, obowiązują ich własne zasady. Sama obecność linku na naszej stronie nie przekazuje im żadnych Twoich danych.

6. Kto ma dostęp do danych

  • Członkowie koła, którzy prowadzą skrzynkę kontaktową, panel i rekrutację, w zakresie potrzebnym do ich zadań.
  • Wrocławskie Centrum Sieciowo-Superkomputerowe (WCSS): na jego serwerach działa strona, baza danych panelu i skrzynka kontakt@pmgroup.pwr.edu.pl. WCSS jest jednostką Politechniki Wrocławskiej, więc dane nie trafiają do zewnętrznej firmy hostingowej.
  • Google: jako dostawca Google Forms (odpowiedzi z formularza rekrutacyjnego) i poczty Gmail (wiadomości wysłane bezpośrednio na adresy funkcyjne członków). Jeśli wczytasz mapę na podstronie „Kontakt”, Google otrzymuje dane opisane w punkcie 3.9 jako odrębny administrator.
  • Spotify: jeśli wczytasz odtwarzacz odcinka na podstronie „Podcast”, Spotify otrzymuje Twój adres IP i dane o przeglądarce jako odrębny administrator.
  • Podmioty uprawnione z mocy prawa, na przykład sądy lub organy ścigania, jeśli zażądają danych na podstawie przepisów.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Strona, baza danych i skrzynka koła działają na serwerach uczelni we Wrocławiu. Poza Europejski Obszar Gospodarczy dane mogą trafić tylko wtedy, gdy korzystasz z usług Google (mapa wczytana na podstronie „Kontakt”, formularz rekrutacyjny, adresy w Gmailu) lub z odtwarzacza Spotify. Google przekazuje dane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework).

8. Jak długo przechowujemy dane

  • Wiadomości z formularza i e-maile: 12 miesięcy od ostatniej wiadomości w danej sprawie; kopia wiadomości z formularza w bazie danych strony: 12 miesięcy od jej otrzymania. Jeśli wiadomość prowadzi do współpracy, przechowujemy korespondencję przez czas tej współpracy.
  • Zapis chroniący przed spamem (skrót adresu IP i godzina): liczy się tylko ostatnie 10 minut.
  • Dane członków na stronie „O nas”: do cofnięcia zgody albo zakończenia działalności w kole. Usuwamy je w ciągu 30 dni.
  • Dane prelegentów: przez czas publikacji strony danej edycji konferencji albo do cofnięcia zgody. Po cofnięciu zgody usuwamy je w ciągu 30 dni.
  • Zdjęcia w Aktualnościach: przez czas publikacji wpisu albo do cofnięcia zgody lub zgłoszenia sprzeciwu.
  • Konta w panelu i dziennik zmian: przez czas pełnienia funkcji w kole. Po odejściu osoby blokujemy jej konto w ciągu 30 dni, a jej dane i wpisy w dzienniku usuwamy po 12 miesiącach od zablokowania.
  • Zgłoszenia rekrutacyjne: do końca naboru. Dane osób nieprzyjętych usuwamy najpóźniej 3 miesiące po jego zakończeniu. Dane osób przyjętych przechowujemy przez czas członkostwa w kole.
  • Kopie zapasowe bazy danych: kopie dzienne przez 14 dni, kopie miesięczne (zaszyfrowane) przez 12 miesięcy. Dane usunięte z bazy znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.
  • Dane zbierane przez Google po wczytaniu mapy i przez Spotify po wczytaniu odtwarzacza: przez okres określony w politykach prywatności tych firm. Nie przechowujemy tych danych u siebie.
  • Logi serwera: przez okres przyjęty przez WCSS dla serwerów Politechniki Wrocławskiej. Informację o tym okresie przekaże Inspektor Ochrony Danych (iod@pwr.edu.pl).

9. Twoje prawa

Masz prawo:

  • uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię,
  • poprawić dane, które są nieprawidłowe,
  • żądać usunięcia danych,
  • żądać ograniczenia przetwarzania,
  • przenieść dane, które przetwarzamy na podstawie zgody,
  • wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
  • w każdej chwili cofnąć zgodę, jeśli to ona jest podstawą przetwarzania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy przed jej cofnięciem.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@pmgroup.pwr.edu.pl albo do Inspektora Ochrony Danych na iod@pwr.edu.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, na przykład przy wielu złożonych żądaniach, termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące. Wtedy poinformujemy Cię o tym w ciągu pierwszego miesiąca.

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy odwiedzających.

10. Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania strony, na przykład gdy dodajemy nową usługę albo zmieniamy skrzynkę kontaktową. Datę wejścia w życie aktualnej wersji podajemy na początku dokumentu. Ogólne zasady ochrony danych w Politechnice Wrocławskiej opisuje strona uczelni.