O partnerze
PWR Racing Team to Strategiczne Koło Naukowe Politechniki Wrocławskiej działające przy Wydziale Mechanicznym — według własnego opisu najstarszy i najbardziej utytułowany polski zespół Formuły Student. Od 2009 roku co sezon buduje od podstaw nowy bolid; powstało ich już 16, w tym cztery elektryczne z systemami jazdy autonomicznej. Zespół tworzy około 90 studentów wrocławskich uczelni w siedmiu działach, z których każdy odpowiada za inną część bolidu. Praca nad autem dzieli się na cztery etapy (koncept, design, wykonawczy i testowy), a sam dział Projekty liczył 20–30 osób pracujących w modelu wodospadowym.
Wyzwanie
Punkt wyjścia okazał się ruchomy. Na spotkaniu wstępnym partner zgłaszał kolejno różne potrzeby — spisanie procesów w notacji BPMN, przegląd struktury działu Projekty — aż wspólnie doszliśmy do sedna: brakowało jednego, uporządkowanego narzędzia do przydzielania zadań i śledzenia postępu prac.
Zespół próbował już wcześniej wdrażać podobne rozwiązania. Jak podsumowano na spotkaniu kończącym, w poprzednich latach testowali, ale się nie sprawdzało — głównie przez rotację członków.
Co zrobiliśmy
Spisaliśmy proces powstawania bolidu w podziale na cztery etapy, porównaliśmy dostępne na rynku narzędzia do zarządzania projektami i — zamiast rekomendować gotowy system — zaprojektowaliśmy narzędzie dopasowane do realnych możliwości zespołu. Do tego przygotowaliśmy instrukcję wdrożenia i wskazaliśmy punkt kontaktowy na czas po zakończeniu współpracy.
Rezultat
Partner otrzymał gotowy arkusz do harmonogramowania i przypisywania zadań, instrukcję wdrożenia ze zrzutami ekranu i szczegółowymi wyjaśnieniami — na tyle prostą, by narzędzie mogła obsługiwać osoba bez doświadczenia w zarządzaniu projektami — oraz punkt kontaktowy do dalszych pytań. Na spotkaniu kończącym zespół potwierdził, że narzędzie testuje i jest z niego zadowolony.